CRM für Handwerksbetriebe: Welche Funktionen wirklich gebraucht werden

Diese fünf Funktionen decken den Alltag der meisten Handwerksbetriebe vollständig ab. Wie sich eine solche Anfragenübersicht sinnvoll in den gesamten Vertriebsprozess einbindet, beschreibt Leadmanagement-Prozess. 

Welche Funktionen meistens überflüssig sind

Viele CRM-Systeme werben mit Funktionen, die für einen Betrieb mit fünf bis zwanzig Mitarbeitern selten einen Unterschied machen: mehrstufige Vertriebspipelines mit einem Dutzend Phasen, automatisiertes Lead-Scoring nach komplexen Regeln, oder tiefe Integrationen in Systeme, die im Betrieb ohnehin nicht im Einsatz sind. Diese Funktionen kosten vor allem Einarbeitungszeit, die in einem kleinen Team knapp ist, und bringen selten einen Nutzen, der diesen Aufwand rechtfertigt. 

In vier Schritten zur passenden Auswahl

1. Den tatsächlichen Ablauf aufschreiben. Wie kommt eine Anfrage rein, wer bearbeitet sie, wie wird ein Angebot erstellt? Erst danach lässt sich beurteilen, welche Funktion wirklich fehlt.
2. Mobile Nutzung testen, nicht nur die Desktop-Ansicht. Wer auf der Baustelle arbeitet, nutzt das System selten am Schreibtisch.
3. Die Einarbeitungszeit realistisch einschätzen. Ein System, das ein Mitarbeiter nach zwei Tagen bedienen kann, wird auch tatsächlich genutzt.
4. Klein starten. Erst die Kernfunktionen einführen und etablieren, bevor zusätzliche Module dazukommen – ein zu großer Sprung auf einmal ist einer der Hauptgründe, warum Einführungen scheitern, siehe CRM-Einführung scheitert.

Warum die Einführung öfter scheitert als die Software selbst

Die technische Auswahl ist selten das eigentliche Problem. Häufiger scheitert die Einführung daran, dass ein Teil der Mitarbeiter weiter mit dem alten Notizbuch arbeitet, weil niemand konsequent auf die Nutzung des neuen Systems besteht. Wie sich das systematisch vermeiden lässt, beschreibt CRM einführen im Detail. 

Ein CRM mit fünf Funktionen, die täglich genutzt werden, bringt mehr als ein CRM mit fünfzig Funktionen, von denen niemand im Betrieb mehr als drei kennt.

Gerade kleine Betriebe mit begrenztem Budget müssen dabei nicht das teuerste System wählen: Wie sich Marketing und Kundenverwaltung auch mit kleinem Budget sinnvoll aufbauen lassen, zeigt Marketing mit kleinem Budget.